03 - Vardagen: filer, dokument och anteckningar

Det finns en tendens i den här typen av berättelser att fastna vid de dramatiska exemplen. Bilderna. Mejlen. De saker som väcker känslor.

Men ägandeskap handlar lika mycket om det tråkiga. Kvittot på tvättmaskinen. Semesterplaneringen. Inköpslistan. Barnens skolpapper. Det som inte är storslaget men som utgör infrastrukturen i ett vanligt familjeliv - och som, om man tittar noga, också bor hos någon annan.

Det här inlägget handlar om att ta tillbaka det.

Filerna - Seafile

Filer är det enklaste att förstå och det lättaste att flytta. Vi hade filer i Google Drive, OneDrive och iCloud - beroende på vilken enhet vi råkade använda när vi sparade något. Det är ett kaos som de flesta känner igen: man vet att filen finns någonstans, men inte exakt var, och det tar längre tid att hitta den än att göra om jobbet.

Jag ersatte allt med Seafile - ett open source-alternativ till Dropbox som synkar filer mellan alla enheter. Det fungerar precis som Dropbox: en mapp på datorn, en app på mobilen, allt håller sig synkat. Skillnaden är att filerna bor på vår server hemma i Jämtland - inte i ett datacenter vars lokalisering jag aldrig riktigt tänkt på.

I praktiken märker man knappt bytet. Filer synkas, delas, redigeras som vanligt. Det som förändras är inte upplevelsen, det är ägandeskapet.

Dokumenten - OnlyOffice

Seafile löser fillagringen. Men vi behövde också kunna redigera dokument — och det är där de flesta antingen betalar för Microsoft 365 eller lämnar allt till Google Docs.

Vi använder OnlyOffice, ett kontorspaket som körs i webbläsaren och är integrerat direkt med Seafile. Klickar du på ett Word-dokument i Seafile öppnas det i OnlyOffice för redigering utan att lämna vår infrastruktur, och utan prenumeration.

Kompatibiliteten med .docx och .xlsx är god. Det är inte lika polerat som Google Docs när det gäller realtidssamarbete, men för en familj är det mer än tillräckligt.

Anteckningarna - Standard Notes

Det här är en liten sak som förändrade ganska mycket.

Anteckningar är det vi lagrar mest okritiskt. Apple Notes synkar till iCloud. Google Keep synkar till Google. Evernote är ett bolag med en historia av att göra om sin affärsmodell. Alla de här alternativen delar ett gemensamt drag: anteckningarna bor någon annanstans och du behöver lita på att de hanteras väl.

Standard Notes är end-to-end-krypterat. Det betyder att anteckningarna är krypterade på din enhet innan de laddas upp - ingen server (inklusive Standard Notes egna) ser innehållet i klartext. Det fungerar på alla plattformar och synkar utan problem.

Inköpslistor, recept, anteckningar från möten, löpande tankar - allt det ligger nu i Standard Notes. Krypterat. Synkat.

Dokumentarkivet - Paperless

Det här är inläggets överraskning: det system som förändrade mest i det praktiska vardagslivet var ett digitalt dokumentarkiv.

Paperless är ett verktyg för att skanna, kategorisera och söka i fysiska dokument. Det låter tråkigt. Det är det inte.

Arbetsflödet är enkelt: skanna ett dokument med mobilen, ladda upp till Paperless, och systemet tar hand om resten. Det läser texten via OCR, föreslår en kategori (försäkring, skola, hälsa, kvitton) och gör dokumentet sökbart.

Resultatet: en låda med papper som stod i ett förråd i tre år är nu ett sökbart digitalarkiv. Försäkringsdokumentet hittar jag på fyra sekunder. Garantibeviset för tvättmaskinen finns i systemet med ett sökord. Skolpappret från höstterminen är spårbart.

Det är ett av de enklaste sätten att förstå vad det egentligen innebär att ha kontroll över sin information. Inte som ett ideologiskt ställningstagande, utan som en praktisk förmåga att faktiskt hitta sina saker när man behöver dem.

Helheten - varför det fungerar

Det är lätt att tänka att det här kräver att man kompromissar med bekvämligheten. I min erfarenhet stämmer det inte, åtminstone inte efter att man väl ställt in det. Seafile synkar lika snabbt som Dropbox. OnlyOffice öppnar en .docx utan ett ögonblicks tvekan. Standard Notes är minst lika snabbt att öppna som apple notes.

Det som faktiskt har förändrats är att jag vet var mina saker finns. Inte på ett ungefär utan på riktigt. Det är inte bara en ideologisk vinst, det är en praktisk vinst.

Tekniksnack - För dig som vill gräva djupare

Seafile och OnlyOffice körs som separata Docker-containers och kopplas ihop via Seafiles Office Suite-integration. OnlyOffice Document Server är resurskrävande — räkna med minst 2 GB RAM dedikerat. Seafile med OnlyOffice är en av de stabilaste kombinationerna för self-hosted kontorsarbete och håller sig väl till .docx/.xlsx-kompatibilitet.

Standard Notes kan self-hostas via deras Standard File-serverimplementation, men kräver lite mer setup. Enklaste ingången är att använda deras standardserver och migrera till self-hosted om full kontroll känns viktigt.

Paperless-NGX (den aktiva forken) kör OCR via Tesseract och stöder svenska språkpaket — viktigt för att sökning ska fungera på svenska dokument. Kombinerat med Paperless-AI och ett lokalt LLM via Ollama kan dokumentklassificeringen automatiseras ytterligare.

Nästa inlägg kommer att fokusera kring underhållning. Ett samlat mediebibliotek och barnens egna minecraft servrar.